四海资讯红足公文处理办法
（试行）
第一条 为规范学院公文处理工作，促进学院公文处理
科学化、制度化、规范化，根据中办、国办《党政机关公文处理工作条例》、安徽省交通运输厅《公文处理办法》等规定，结合学院实际，制定本办法。
第二条 公文是学院依据国家法律规定自主办学、履
行职能、处理公务具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策以及上级相关部门工作部署，请示、报告和答复上级部门有关问题，指导、布置和商洽学院内部工作，通报和交流情况等的重要工具。
第三条 公文处理工作是指发文拟制、来文办理、公文
管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、
精简高效、安全保密的原则。
第五条 学院办公室主管学院的公文处理工作，对院属
各部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。各部门应配备专职或兼职人员负责公文处理工作。
第六条 学院公文种类主要有：
（一）决定：适用于对重要事项做出决策和部署，奖惩教职员工和学生。
（二）通知:适用于发布、传达要求院属部门执行和周知的事项，转发公文。
（三）通报:适用于表扬先进，批评错误，传达重要精神或告知重要情况。
（四）报告:适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复询问。
（五）请示:适用于向上级机关请求指示、批准事项。
（六）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准审批事项。
（七）决定事项：适用于院长办公会议讨论通过的重要决定事项。
第七条 主要形式有：
（一）中共四海资讯红足党委文件：代字为“院发”的公文，适用于向省交通运输厅党组请示、报告工作，传达贯彻党中央、省委的方针政策和省交通运输厅党组工作部署，转发省交通运输厅党组文件，公布重要人事任免，以及其他需要印发院党委文件的事项。
（二）四海资讯红足文件：代字为“院政字”的公文，主要用于发布具有规范性的重要政策和管理制度，部署全院性工作，公布重要的机构变动、职能和人员调整、奖惩事项，向省交通运输厅、教育厅请示、报告工作，转发上级机关重要政策、指示、决定等，以及其他必须以四海资讯红足名义办理的重要事项。
（三）四海资讯红足内部文件：代字为“院X字”的公文，主要用于学院内部部署具体工作，转发上级部门文件以及其他需周知的事项。
（四）四海资讯红足函：代字为“院X函”的公文，主要用于通知有关事项，部署专项工作，转发上级和平行机关的一般性公文，与不相隶属单位联系工作、商洽和答复问题等。
（五）四海资讯红足决定事项：主要用于印发院长办公会的研究决定事项。
第八条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，主办机关排列在前，也可以单独用主办机关名称。
（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。
（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。
（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。
（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。
（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。
（十四）附注。信息公开选项及公文印发传达范围等需要说明的事项。上行文应当在附注加括号标注联系人姓名和电话。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关；应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。
（十八）页码。公文页数顺序号。
第九条 公文的版式按照《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）国家标准执行。
第十条 公文中使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照国家有关标准和规定执行。
第十一条 公文用纸一般采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
第十二条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。
第十四条 向上级机关行文，应当遵循以下规则：
（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
（二）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
（三）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以学院名义向上级机关负责人报送公文，不得以学院负责人名义向上级机关报送公文。
第十五条 学院内设机构除办公室外不得对外正式行文。
第十六条 坚持精简公文、转变文风，严格控制公文的数量、规格、篇幅和印发范围。
第十七条 严格控制公文数量
（一）学院具体工作部署，凡已召开会议布置，或已印发会议材料、通知，以及可通过协同办公平台、电话、传真、电子邮件等形式传达的，不再印发文件。
（二）专题会议、临时性会议应当通过电话、协同办公平台、短信等形式通知，一般不用公文通知。
第十八条 严格控制公文规格
减少以学院名义发文，可以院办公室名义印发的文件，不以学院名义印发；可以函形式印发的文件，不以正式文件印发。
第十九条 严格控制公文篇幅。
第二十条 严格控制公文的印发范围和印发份数。充分利用协同办公系统等信息化手段，减少纸质公文印发数量。学院协同办公系统内部文件从网上分发，除用于存档外，一般不再印发纸质文件。
第二十一条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第二十二条 文稿起草要求：
（一）符合党的路线方针政策和国家法律法规，准确表达发文意图和要求。
（二）贴近实际，所提措施和办法切实可行。
（三）主题突出，结构严谨，内容简洁，表述准确，文字精炼。
（四）文种正确，格式规范。
（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（六）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草部门必须征求相关部门意见，力求达成一致。
（七）起草处室主要负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
第二十三条 公文起草部门主要负责人初审内容：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（二）内容是否符合党的路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文意图；是否同现行有关公文相衔接；所提措施和办法是否切实可行。
（三）是否需要院内其他部门会签。
第二十四条 文稿会签注意事项：
（一）会签文稿以会签部门主要负责人签字为有效。
（二）会签部门应当协商一致，如经充分协商仍不能取得一致意见，应当如实报分管院领导协调裁定。
（三）会签除主办部门另有时限要求外，会签部门应当在3个工作日内予以回复。如情况特殊不能按期回复，应当主动与主办部门沟通并商定回复时间及方式。
第二十五条 文稿经公文起草部门主要负责人初审，有关部门会签后，应当发送院办公室秘书科审核。重要文件和所有上行文实行“双审核”，院办公室秘书科审核后，院办公室负责人应当认真进行审核。主要审核以下内容：
（一）是否确需行文，应以何名义、何种形式行文。
（二）是否观点正确、内容充实、条理清楚、文字精炼、措施切实可行。
（三）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
（四）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
第二十六条 经审核不宜发文的公文文稿，应退回起草部门并说明理由；对发现违背有关政策法规、部门意见不一致等实质性问题，应将文稿退回起草部门进一步研究、修改，由起草部门修改后重新报送；对文稿改动较大的，应及时与起草部门商量、沟通。
第二十七条 出台办法、意见、规范、方案等制度性文件，应先提交院长办公会审议，审议通过后再交由办公室审核，按常规公文办理程序进行流转。
第二十八条 学院公文应当经分管院领导审批，由院主要负责人签发。
第二十九条 签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。
第三十条 发文办理包括公文的复核、登记、印刷、分发。
第三十一条 对已经院主要负责人签批的公文，印发前院办公室应当对公文的审批手续、拟稿封面要素、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。
第三十二条 对复核后的公文，院办公室应当予确定发文字号并详细记载，拟稿部门及时印制。
第三十三条 拟稿部门负责公文的印制工作，公文印制必须以签发的定稿为依据，格式正确、字迹清晰、版面端正；要确保时效，急件和特急件严格按照时限印制完毕，不得积压误事。
第三十四条 公文排版后，应由拟稿人对公文进行校对，校对无误后方能印刷。公文印制完毕，拟稿部门应当对公文的文字、格式和印刷质量进行核对后分发。
第三十五条 发往学院协同办公系统内部用户的非涉密公文，由拟稿人通过办公系统从网上分发。对外发送公文，原则上统一由院办公室负责交换或邮寄。报送省交通运输厅的非涉密公文，无特殊情况一律由院办公室通过省交通运输厅协同办公系统报送。
第三十六条 发送公文、资料时，收文机关有份数要求的，应当按照要求办理。
第三十七条 保密文件的起草及制作须先在学院机要
室进行登记，然后在指定的涉密计算机上完成公文制作，严禁使用其他非涉密计算机制作密级文件。
第三十八条 收文办理包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。
第三十九条 凡发送学院的非涉密公文，均由院办公室统一签收。其他处室收到发送学院的公文，应及时转交院办公室签收。经机要交换等渠道收到的涉密公文由学院机要秘书负责签收。
第四十条 收发人员应认真核对来文单位、件数和密封情况，确认无误后方可签收，并注明签收时间。
第四十一条 收发人员对公文的主要信息和办理情况应当详细登记。包括：编号、收文时间、来文单位、文号、份数、标题、密级、紧急程度、办理时限等。
第四十二条 学院办公室负责对收到的公文进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
第四十三条 对于批办性公文，院办公室应当及时提出拟办意见，报院领导批示后转院属部门办理。
第四十四条 需要两个以上部门办理的，院领导批示应当明确主办部门。主办部门应主动与协办部门沟通，提出综合意见。
第四十五条 承办部门对交办的公文应当及时办理，一般公文原则上10个工作日内办结；有明确办理时限要求的应当在规定时限内办结；确有困难的，应当及时向批示领导说明，请示办理时限。特别对于省交通运输厅和教育厅限时办结的公文，应在规定时间内办理完毕，如确实无法按时办结的，要提前将办理进程和缓办原因向院办公室作出说明。
第四十六条 院办公室应当根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者办理。公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
第四十七条 对于限时办结的公文，院办公室应当随时了解办理情况，适时通过电话、系统短信等方式催办。做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办。对超过规定时限未办结又未说明情况的部门，造成重大影响的，将按照效能建设有关规定处理。
第四十八条 承办部门应将办理结果及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。根据公文内容，答复主要分为以下几种：
（一）书面答复：可以通过制发答复公文，复印领导批示件，文件办理单等直接转到来文单位和相关单位。
（二）口头答复：可以电话、面谈等方式答复来文单位。
第九章 公文管理
第四十九条 公文办理完毕，应当根据学院档案管理办法，及时整理、归档。
第五十条 公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第五十一条 涉密公文应当按照省交通运输厅保密规定的要求进行清退或者销毁。转发、复印、汇编涉密文件，应当符合保密规定，并经学院主要负责人审批。
第五十二条 不具备归档和保存价值的公文，由院办公室集中、清理，经鉴别并由办公室负责人批准后，到指定场所销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第五十三条 学院内部机构合并时，全部公文应当随之合并管理；内部机构撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交学院综合档案室。
第五十四条 工作人员离岗离职时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第五十五条 新设立的内部机构应当向院办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，机构合并或撤销时，相应进行调整。
第五十六条 本办法自印发之日起施行。在此之前印发的公文处理办法同时废止。
