学院办公室职责

 

1.负责上级布置的重要工作和学院重大决策重点工作部署的贯彻落实督查工作。

2.负责组织起草学院工作报告、总结、计划、决议、决定、规划等文件；组织起草、修订全院性规章制度以及以学院名义发布的通报、通知等;负责审核和管理学院对外签订的重要合同协议。

3.负责学院公文行文工作及全院公文收发、登记、传阅、催办、立卷、归档工作。

4.负责安排院长办公会、党政例会、院务会议及学院重要活动，做好会议记录及会议纪要、决定事项整理行文工作。

5.负责学院公章和院长印鉴的使用管理；负责学院及各部门的印章刻制、启用，以及废旧用章的收缴、封存和销毁；负责开具对外联系工作的学院介绍信、公函、证明等。

6负责学院信息公开工作、机要保密和信访工作。

7.负责学院教育事业统计工作。

8.协调有关部门做好各类预案编制工作，负责学院对外重要信息和重大问题的归口报告。

9.负责学院对外联系及公务接待工作，学院公务车辆管理,学院各类会议室的管理,学院各部门报刊审核征订工作及学院各部门办公用品设备的采购。

10.负责学院综合档案室建设管理工作，指导各部门开展档案工作。

11.负责学院信息化建设工作。

12.负责学院质量管理工作。

13.完成领导交办的其他工作任务。

 

文秘科职责

 

1.负责起草和修改以学院名义上报或下发的文件、材料，审核职能部门以学校名义印发的公文。

2.负责起草校领导参加各类庆典活动的讲话材料。

3.负责学院对外重要信息和重大问题的归口报告。

4.负责各类文件的收发、保管、传阅、催办工作，承接各部门呈院领导处理的文件、报告和来信来函，处理院领导交办的各类文件、函件、通知等。

5.负责学院行政领导印章使用的管理工作。

6.负责安排院长办公会等日常会议，负责行政会议的记录和纪要的整理工作。

7.负责学院介绍信、证明材料的管理和使用。

8.负责学院作息时间和节假日值班工作的安排。

9.完成领导交办的其他工作。

                                                                                     

 

行政科职责

 

1.负责上级机关和兄弟院校来访的接待工作。

2.负责全院性大会的会务工作和服务工作。

4.负责院领导办公室、会议室的管理工作。

5.负责学院机关办公用品的购置、分发工作。

6.负责安排院领导公务活动及公务用车的有关事项。

7.负责学院各部门报刊审核、征订工作

8.负责学院办公电话管理工作。

9.协助学院法律顾问做好相关工作。

10.负责受理人民来信，接待群众来访，并做好登记、督办和反馈。

11.完成领导交办的其他工作。

 

档案机要科职责

 

1.严格执行《档案法》、《保密法》等国家法律、法令及规定，加强档案、机要文件的管理工作。

2.建立健全学院档案规章制度，监督、检查执行情况。

3.负责协调各职能部门做好各类档案的整理归档工作，并对档案管理制度执行情况进行监督。

4.负责学院档案和资料的接收、征集、整理、编目、鉴定、保管、销毁和统计工作。

5.负责档案实体的防火、防盗、防虫、防霉、防鼠、防强光及温湿度控制等保护工作。

6.负责档案查阅的接待工作，做好调卷、档案复印及档案利用效果登记工作。

7.加强档案业务学习，不断提高档案管理水平。

8.遵守保密制度，负责学院机要函件的收发和保密委员会的日常工作。

9.完成领导交办的其他工作。

 

信息管理中心职责

 

1.负责学院信息化建设的研究、规划与实施与管理。

2.负责学院网络舆情的监测与管理，维护网络信息安全。

3.负责学院校园网络、终端设备的安全管理与维护。

4.负责推进学院数字化校园建设，整合校园各项应用系统，为办公自动化系统、校园卡系统等管理服务信息系统建设、运行提供良好的网络环境和技术支持。

5.负责学院校园一卡通系统的建设、管理、维护工作。

6.负责学院通讯系统的建设、管理、维护和服务工作。

7.负责学院有线、无线网络统一归口管理工作。

8.负责组织信息化有关人员的信息化知识、技能的培训。

9.协助做好信息公开、信息统计等相关工作。

10.完成领导交办的其他工作。

 

质量管理办公室职责

 

1.协助管理者代表建立质量体系，负责推进和组织实施质量管理工作。

2.根据主管机关和质量体系的要求，组织编制、修改《质量手册》和《程序文件》，审核《程序文件》。

3.制订质量体系宣贯计划，负责学院中层干部的宣贯工作，指导基层的宣贯工作。

4.拟订各类质量管理培训计划，负责《程序文件》编写人员、内部质量审核员的培训工作。

5.组织学院的内部质量审核工作。检验纠正和预防措施的实施结果，并发布内审通报。

6.组织学院外部的质量审核和认证工作。

7.协助做好学院管理评审工作，确保质量体系的有效运行。

8.负责院内各部门之间质量方面的问题协调，接受质量管理投诉并督促处理。

9.负责制订本部门年度工作计划、人员培训计划，确保学院相关规定贯彻落实。

 

驾驶班职责

 

1.制定学院公车使用、保养和维护等管理制度。

2.负责建立车辆使用台账,控制运行成本，建立车辆维修、保养记录。

3.合理调度车辆，保障学院公务用车。

4.负责驾驶员考勤管理及值班安排。

5.负责学院公车年检、保险购买。

6.协助学院公车交通事故的调查及处理。

7.完成领导交办的其他工作。